Een klantportaal is een beveiligde online omgeving waarin een klant na het inloggen alleen zijn eigen relevante informatie en acties ziet. Denk aan dossiers, documenten, statussen, aanvragen, afspraken of andere selfservicefuncties.
Wat is het verschil met een gewone website?
Een website is meestal openbaar en toont voor iedere bezoeker grotendeels dezelfde informatie. Een klantportaal is persoonlijk en afgeschermd. De inhoud hangt af van wie er inlogt en wat die gebruiker mag bekijken of uitvoeren.
Daardoor kan een portaal bijvoorbeeld laten zien welke aanvragen een klant heeft ingediend, welke documenten bij zijn dossier horen en welke acties nog van hem worden verwacht.
Welke problemen lost een klantportaal op?
- Veel terugkerende statusvragen via e-mail of telefoon.
- Documenten die steeds opnieuw handmatig moeten worden verstuurd.
- Klanten die niet weten welke informatie nog ontbreekt.
- Gegevens die via losse mailboxen en bestanden worden uitgewisseld.
- Een intern proces waarin medewerkers voortdurend handmatig updates delen.
Veelvoorkomende functies
Klantportaal en intern bedrijfsportaal kunnen samen één platform zijn
De klant hoeft niet hetzelfde systeem te zien als de medewerker. Eén maatwerkplatform kan een interne omgeving bevatten voor medewerkers en een aparte, beperktere toegang voor klanten. Beide werken dan met dezelfde onderliggende dossiers of processen, maar met andere rechten.
Selfservice betekent niet dat de klant alles zelf moet doen
Een goed portaal verplaatst vooral eenvoudige en terugkerende acties naar de klant. Complexe vragen of uitzonderingen kunnen nog steeds door een medewerker worden behandeld. Het doel is niet om persoonlijk contact te verwijderen, maar om onnodige tussenstappen te verminderen.
Kan een klantportaal koppelen met bestaande software?
Dat hangt af van de technische mogelijkheden van de bestaande systemen. Als CRM-, ERP-, boekhoud- of andere software een geschikte API of interface heeft, kan het portaal daar gegevens uit ophalen of acties mee uitwisselen.
Wanneer is een klantportaal interessant?
- Klanten vragen vaak om dezelfde informatie of documenten.
- Er zijn veel dossiers, projecten of aanvragen met een status.
- Klanten moeten geregeld informatie aanleveren.
- Meerdere medewerkers werken aan hetzelfde klantproces.
- De organisatie wil 24/7 eenvoudige selfservice bieden.
Bekijk hoe Dockstream klant- en medewerkersomgevingen kan combineren binnen een maatwerk bedrijfsportaal.
Bekijk bedrijfsportalen